Laatst gecontroleerd op 1 september 2026
De korte versie: boodschappen voor je bedrijf zijn in beginsel zakelijke kosten, maar of ze volledig aftrekbaar zijn en of je de btw kunt terugvragen, hangt af van wáár het genuttigd wordt en door wie.
De drie categorieën
| Situatie | Fiscale behandeling | Btw |
|---|---|---|
| Consumpties op de werkplek koffie, thee, fruit, koekjes |
Nihilwaardering: geen loonheffing, kosten aftrekbaar | In beginsel verrekenbaar |
| Maaltijden op de werkplek lunch, avondeten bij overwerk |
Vaste bijtelling per maaltijd; onder te brengen in de vrije ruimte | Beperkt; let op het drempelbedrag per medewerker |
| Relatiegeschenken en borrels kerstpakket, bedrijfsborrel, cadeaus |
Vrije ruimte werkkostenregeling, of beperkt aftrekbaar | Vaak beperkt of uitgesloten boven een drempel |
Consumpties op de werkplek: het makkelijkst
Koffie, thee, water, fruit en tussendoortjes die op de werkplek worden genuttigd vallen onder de zogenoemde nihilwaardering. Dat betekent: je hoeft er geen loonheffing over af te dragen en het gaat niet ten koste van je vrije ruimte.
Dit is de reden waarom fruit op kantoor fiscaal zo gunstig uitpakt: het is een personeelsvoorziening die je vrijwel zonder fiscale rompslomp kunt regelen. Voorwaarde is wel dat het op de werkplek wordt genuttigd — een fruitmand die mensen mee naar huis nemen valt er niet onder.
Maaltijden: hier wordt het preciezer
Voor maaltijden op de werkplek geldt een vast normbedrag per maaltijd dat als loon wordt gezien. Je kunt dat bedrag onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, waardoor er per saldo meestal niets te betalen valt — zolang je binnen die vrije ruimte blijft.
Er is een uitzondering die vaak vergeten wordt: maaltijden bij overwerk of dienstreizen, waarbij een zakelijk belang overheerst, kennen een gunstiger behandeling. Een lunch omdat een vergadering uitloopt ligt dus anders dan een wekelijkse teamlunch.
Zie lunch op kantoor voor wat een lunch in de praktijk kost.
Btw terugvragen
De btw op zakelijke boodschappen is in beginsel verrekenbaar, mits je een factuur met btw-specificatie hebt. Dat is precies waarom bestellen op rekening met een zakelijk account praktisch is: op een bonnetje van een privé-aankoop staat die specificatie niet op naam van je bedrijf.
Twee beperkingen om in de gaten te houden:
- Personeelsvoorzieningen kennen een drempel. Blijven de uitgaven per medewerker per jaar onder een bepaald bedrag, dan is de btw gewoon verrekenbaar. Kom je erboven, dan kan een correctie nodig zijn.
- Eten en drinken in horeca is uitgesloten. Btw op consumpties in een restaurant of café kun je niet terugvragen. Boodschappen die je zelf op kantoor klaarzet vallen daar niet onder — dat is dus fiscaal gunstiger dan met het team uit lunchen.
Waar het in de praktijk misgaat
- Bestellen op een privé-account. Geen factuur op naam van het bedrijf, dus geen btw terug en gedoe bij de boekhouding. Dit is de meest voorkomende fout, en de makkelijkst te voorkomen.
- Alles op één hoop. Koffie voor kantoor en een kerstpakket vallen onder verschillende regels. Boek ze apart, dan hoeft niemand achteraf te reconstrueren wat wat was.
- De vrije ruimte uit het oog verliezen. Die is beperkt en wordt sneller gevuld dan bedrijven denken. Houd bij wat erin gaat.
- Privé-boodschappen meebestellen. Begrijpelijk, maar het maakt de hele factuur verdacht bij een controle. Houd het gescheiden.
Praktische eerste stap: bestel zakelijk op een account dat op je bedrijf staat, zodat je automatisch facturen met btw-specificatie krijgt.
Veelgestelde vragen
Zijn zakelijke boodschappen aftrekbaar?
Boodschappen voor je bedrijf zijn in beginsel zakelijke kosten en daarmee aftrekbaar. Of er ook loonheffing over verschuldigd is, hangt af van de categorie: consumpties op de werkplek vallen onder de nihilwaardering, maaltijden kennen een vaste bijtelling, en relatiegeschenken gaan doorgaans ten laste van de vrije ruimte.
Kan ik de btw op zakelijke boodschappen terugvragen?
In beginsel wel, mits je een factuur met btw-specificatie op naam van je bedrijf hebt. Bij personeelsvoorzieningen geldt een drempelbedrag per medewerker per jaar; kom je daarboven, dan kan een correctie nodig zijn. Btw op horecaconsumpties is uitgesloten.
Is koffie voor kantoor aftrekbaar?
Ja. Koffie, thee, water en versnaperingen die op de werkplek worden genuttigd vallen onder de nihilwaardering: geen loonheffing, en het gaat niet ten koste van je vrije ruimte.
Valt fruit op kantoor onder de werkkostenregeling?
Fruit dat op de werkplek wordt genuttigd valt onder de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek. Neemt personeel het mee naar huis, dan is dat een verstrekking die wel in de vrije ruimte valt.
Waarom heb ik een zakelijk account nodig voor de btw?
Omdat je een factuur op naam van je bedrijf nodig hebt met de btw apart vermeld. Bestel je op een privé-account, dan krijg je die specificatie niet en kun je de btw niet verrekenen.
Supermarktwijzer is onafhankelijk en niet verbonden aan Albert Heijn. Sommige links naar ah.nl zijn affiliatelinks: bestel je daarna iets, dan ontvangen wij een vergoeding van Albert Heijn. Voor jou verandert de prijs daar niets door. Het beïnvloedt niet wat er op deze pagina staat — ook niet waar we schrijven dat iets zich níet loont. Lees hoe we geld verdienen.