Laatst gecontroleerd op 1 september 2026
Koffie is bijna overal de grootste consumptiepost op kantoor. Een medewerker drinkt er gemiddeld drie per werkdag; bij twintig mensen zijn dat ruim 1.200 koppen per maand. Bij een verschil van tien cent per kop praat je dan al over €120 per maand.
Toch rekent vrijwel niemand het per kop uit. Dat is jammer, want daar zit het hele verhaal.
Wat kost een kop koffie per methode?
| Methode | Per kop | 20 pers. p/mnd | Kanttekening |
|---|---|---|---|
| Filterkoffie (gemalen) | €0,06 – €0,10 | €75 – €125 | Goedkoopst; kan uren staan en wordt dan bitter |
| Verse bonen | €0,08 – €0,16 | €100 – €200 | Beste smaak per euro; machine moet wel schoongehouden worden |
| Oploskoffie | €0,05 – €0,09 | €60 – €115 | Alleen heet water nodig; smaak is voor veel mensen de grens |
| Pads (Senseo-type) | €0,12 – €0,20 | €150 – €250 | Kop voor kop, weinig verspilling |
| Cups (Nespresso-type) | €0,30 – €0,45 | €375 – €560 | Duurste optie, met afstand; wel constante kwaliteit |
Hoeveel koffie heb je nodig?
Vuistregel: zeven gram per kop. Bij twintig medewerkers die gemiddeld drie dagen op kantoor zijn en drie koppen per dag drinken, kom je op ruwweg 8 kilo bonen of gemalen koffie per maand. Dat is een hoeveelheid waarbij grootverpakking echt begint te schelen.
Reken niet met je volledige personeelsbestand keer vijf dagen. Sinds hybride werken is de bezetting bijna overal een stuk lager, en te veel inkopen is bij koffie extra zonde: gemalen koffie verliest na opening binnen twee weken merkbaar smaak.
Zelf inkopen of een koffieleverancier?
| Opzet | Sterk in | Zwak in |
|---|---|---|
| Zelf inkopen bij een supermarkt | Laagste prijs per kop; direct te wijzigen; geen contract | Iemand moet het bestellen en bijhouden |
| Koffieleverancier met contract | Machine, onderhoud en levering in één; nooit zonder | Prijs per kop ligt hoger; vaak meerjarige contracten |
| Machine leasen, koffie zelf kopen | Goede machine zonder investering vooraf | Let op verplichte afname; dan is het alsnog een contract |
Voor kantoren tot ongeveer 25 mensen is zelf inkopen bijna altijd voordeliger, mits iemand het bijhoudt. Daarboven wordt “nooit zonder koffie zitten” zwaarder wegen dan de prijs per kop, en gaat een leverancier meer opleveren dan hij kost.
Praktisch: hoe je het zonder gedoe regelt
- Kies één methode en houd die aan. Drie systemen naast elkaar betekent drie voorraden en altijd één die op is.
- Bestel op een vast moment. Koffie is bij uitstek iets voor een vast wekelijks bezorgmoment: het gaat op met een voorspelbaar tempo.
- Houd twee weken voorraad aan, niet meer. Gemalen koffie gaat achteruit; bonen zijn langer houdbaar, dus wie bonen gebruikt kan ruimer inslaan.
- Reken melk en suiker mee. Die worden bijna altijd vergeten en tellen op bij een team dat graag koffie verkeerd drinkt.
- Regel decaf en een plantaardige melk. Kost bijna niets en scheelt de maandelijkse opmerking dat er nooit iets voor hen is.
In het zakelijk assortiment van AH Zakelijk zitten koffie, thee en melk in grootverpakking met volumevoordeel — dat is precies de categorie waar het verschil met losse pakken merkbaar wordt. Met een Bezorgbundel Zakelijk betaal je geen bezorgkosten over die wekelijkse aanvulling.
Is koffie op kantoor aftrekbaar?
Ja. Koffie die op de werkplek wordt gedronken valt onder de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek: geen loonheffing, en het gaat niet ten laste van je vrije ruimte. De btw is in beginsel verrekenbaar, mits je een factuur met btw-specificatie hebt. Zie zakelijke boodschappen en btw voor de details.
Koffie zakelijk inslaan? Grootverpakkingen en volumedeals zitten in het zakelijk assortiment, met een factuur waarop de btw netjes staat.
Veelgestelde vragen
Wat kost koffie op kantoor per kop?
Dat verschilt sterk per methode: oploskoffie €0,05 tot €0,09 per kop, filterkoffie €0,06 tot €0,10, verse bonen €0,08 tot €0,16, pads €0,12 tot €0,20 en cups €0,30 tot €0,45. Bij twintig medewerkers scheelt de keuze tussen cups en bonen al gauw €250 tot €350 per maand.
Hoeveel koffie heb je nodig per medewerker?
Reken op ongeveer drie koppen per medewerker per werkdag en zeven gram koffie per kop. Bij twintig medewerkers die gemiddeld drie dagen aanwezig zijn komt dat neer op ruwweg acht kilo per maand.
Is koffie zakelijk aftrekbaar?
Ja. Koffie die op de werkplek wordt gedronken valt onder de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek, dus er is geen loonheffing over verschuldigd en het gaat niet ten koste van je vrije ruimte. De btw is verrekenbaar mits je een factuur met btw-specificatie hebt.
Is een koffieautomaat met contract goedkoper dan zelf inkopen?
Meestal niet op prijs per kop, wel op gemak. Voor kantoren tot ongeveer 25 mensen is zelf inkopen vrijwel altijd voordeliger. Let bij leasecontracten op de verplichte afname: een gratis machine met cups van €0,38 per kop is per saldo duur.
Welke koffie is het goedkoopst voor kantoor?
Oploskoffie en filterkoffie zijn het goedkoopst per kop. Verse bonen kosten iets meer maar geven duidelijk de beste smaak per euro. Cups zijn met afstand het duurst, tot zeven keer de prijs van oploskoffie.
Supermarktwijzer is onafhankelijk en niet verbonden aan Albert Heijn. Sommige links naar ah.nl zijn affiliatelinks: bestel je daarna iets, dan ontvangen wij een vergoeding van Albert Heijn. Voor jou verandert de prijs daar niets door. Het beïnvloedt niet wat er op deze pagina staat — ook niet waar we schrijven dat iets zich níet loont. Lees hoe we geld verdienen.